Lewati ke konten utama

Plenary Meeting - Leader & Committee

Akses

Fitur ini tersedia untuk Leader dan Committee. Leader memiliki akses penuh untuk membuat keputusan, sedangkan Committee hanya bisa melihat dan memberikan input.

Panduan ini menjelaskan cara mengelola rapat pleno (plenary meeting) untuk membuat keputusan akhir terhadap aplikasi keanggotaan.

🎪 Tentang Rapat Pleno​

Apa itu Rapat Pleno?​

Rapat Pleno adalah rapat pengambilan keputusan akhir untuk aplikasi keanggotaan PERPI. Dalam rapat ini, semua hasil verifikasi (dokumen, office visit, interview) direview dan diputuskan apakah aplikasi:

  • ✅ Approved - Disetujui menjadi anggota
  • ⏸️ Pending - Ditunda (butuh dokumen/informasi tambahan)
  • ❌ Rejected - Ditolak

📍 Akses Halaman Plenary​

Screenshoot menu plenary

  1. Login sebagai Leader atau Committee
  2. Di sidebar, klik menu "Rapat Pleno"
  3. Atau akses langsung: /leader/plenary

Tampilan Halaman:​

Anda akan melihat:

  • Header: "Rapat Pleno"
  • Description: "Kelola aplikasi yang menunggu keputusan rapat pleno"
  • Badge: Jumlah aplikasi pending plenary
  • Search Box: Cari aplikasi
  • Cards: Daftar aplikasi yang menunggu plenary

📋 Aplikasi yang Masuk Plenary​

Status yang Masuk Plenary:​

Aplikasi dengan status berikut akan muncul di halaman plenary:

  • pending_plenary: Menunggu dijadwalkan untuk plenary
  • pending: Pending dari plenary sebelumnya (butuh dokumen tambahan)

Informasi di Card Aplikasi:​

Setiap card menampilkan:

  • Company Name: Nama perusahaan
  • PIC: Nama dan email PIC
  • Status: Badge status
  • Submitted Date: Tanggal submit aplikasi
  • Plenary Schedule: Jadwal plenary (jika sudah dijadwalkan)
  • Button: "View Details" untuk lihat detail lengkap

📅 Jadwalkan Rapat Pleno​

Langkah 1: Buka Detail Aplikasi​

  1. Di halaman plenary, cari aplikasi yang ingin dijadwalkan
  2. Klik "View Details" atau expand card
  3. Detail aplikasi akan muncul

Langkah 2: Set Plenary Schedule​

  1. Di detail aplikasi, cari section "Plenary Schedule"
  2. Klik "Schedule Plenary Meeting"
  3. Dialog akan muncul dengan form:
    • Meeting Date: Tanggal rapat
    • Meeting Time: Waktu rapat
    • Location: Lokasi rapat
    • Notes: Catatan tambahan
  4. Isi form: 
    Meeting Date: 2024-12-20
    Meeting Time: 10:00
    Location: Kantor PERPI, Ruang Rapat Lt. 3
    Notes: Mohon semua peserta hadir tepat waktu
  5. Klik "Schedule Meeting"
  6. Jadwal tersimpan
  7. Semua peserta (inspector, interviewer, leader, committee) akan menerima email notifikasi

Email Notifikasi Plenary:​

TODO

✅ Membuat Keputusan (Leader Only)​

Leader Only

Hanya Leader yang bisa membuat keputusan akhir. Committee hanya bisa memberikan input dan rekomendasi.

Setelah rapat pleno selesai, Leader membuat keputusan di sistem:

Screenshoot tombol approve

Opsi 1: Approve (Setujui)​

Kapan: Jika semua verifikasi baik dan applicant memenuhi syarat

Langkah:

  1. Di detail aplikasi, klik tombol "Approve Application"
  2. Confirmation dialog muncul: 
    Setujui Aplikasi?

    Aplikasi akan disetujui dan perusahaan akan menjadi anggota PERPI.
    Status akan berubah menjadi "Approved".

    Apakah Anda yakin?
  3. Klik "Yes, Approve"
  4. Status berubah menjadi "approved"
  5. Applicant menerima email pemberitahuan: 
    TODO
  6. Finance akan membuat invoice untuk pembayaran

Opsi 2: Pending (Tunda)​

Kapan: Jika butuh dokumen atau informasi tambahan

Langkah:

  1. Di detail aplikasi, klik tombol "Request Additional Files"
  2. Dialog muncul dengan form untuk request dokumen tambahan
  3. Anda bisa request multiple files sekaligus
  4. Untuk setiap file, isi:
    • File Name: Nama file yang diminta
    • File Description: Deskripsi detail apa yang perlu dilengkapi
  5. Klik "Add More" untuk menambah file request
  6. Klik "Submit Request"
  7. Status berubah menjadi "pending"
  8. Applicant menerima email: TODO
  9. Applicant upload dokumen tambahan
  10. Setelah upload, aplikasi kembali ke status "pending_plenary"
  11. Dijadwalkan untuk plenary berikutnya

Opsi 3: Reject (Tolak)​

Kapan: Jika applicant tidak memenuhi syarat atau ada masalah serius

Langkah:

  1. Di detail aplikasi, klik tombol "Reject Application"
  2. Dialog muncul dengan textarea untuk Rejection Reason
  3. Isi alasan penolakan dengan jelas dan profesional.
  4. Klik "Submit Rejection"
  5. Confirmation dialog muncul
  6. Klik "Yes, Reject"
  7. Status berubah menjadi "rejected"
  8. Applicant menerima email: TODO

🔍 Filter dan Search​

Search Aplikasi:​

  1. Gunakan search box di atas
  2. Ketik nama perusahaan atau PIC
  3. List akan otomatis filter

Filter by Status:​

  • All: Semua aplikasi
  • Pending Plenary: Belum dijadwalkan
  • Scheduled: Sudah dijadwalkan
  • Pending: Butuh dokumen tambahan