Payment Management - Finance, Leader & Committee

Akses

Fitur ini tersedia untuk Finance, Leader, dan Committee. Semua role bisa mengelola pembayaran, upload invoice, dan verifikasi bukti bayar.

Panduan ini menjelaskan cara mengelola iuran tahunan, upload invoice, verifikasi pembayaran, dan generate sertifikat keanggotaan.

---

💰 Tentang Iuran Tahunan

Jenis Iuran:

1. Iuran Tahun Pertama: Rp 7.500.000

   • Biaya pendaftaran: Rp 2.500.000
   • Iuran tahun pertama: Rp 5.000.000
   • Dibayar setelah aplikasi approved

2. Iuran Tahunan (Renewal): Rp 5.000.000

   • Dibayar setiap tahun
   • Jatuh tempo 1 tahun setelah pembayaran terakhir

Status Pembayaran:

Status	Deskripsi	Aksi yang Perlu Dilakukan
waiting_invoice	Menunggu invoice dibuat	Finance upload invoice
unpaid	Invoice sudah ada, belum dibayar	Member bayar dan upload bukti
pending_verification	Bukti bayar sudah diupload	Finance verifikasi
confirmed	Pembayaran sudah diverifikasi	Generate sertifikat

---

📍 Akses Halaman Payment Management

Untuk Finance:

1. Login sebagai Finance
2. Dashboard langsung menampilkan payment overview
3. Atau klik menu "Iuran Tahunan"
4. Akses: /finance

Untuk Leader/Committee:

1. Login sebagai Leader atau Committee
2. Di sidebar, klik menu "Iuran Tahunan"
3. Akses: /leader/annual-fee

Tampilan Halaman:

Screenshoot menu payment

Anda akan melihat:

• Header: "Manajemen Iuran Tahunan"
• Description: "Kelola pembayaran iuran tahunan, upload invoice, dan review bukti pembayaran"
• Statistics Cards:
  • Total Iuran
  • Paid
  • Unpaid
  • Waiting Invoice
  • Pending Verification
  • Total Revenue
• Action Buttons:
  • "Create New Payment"
  • "Send Bulk Notification"
  • "Bulk Create Certificates"
• Data Table: Daftar semua iuran tahunan

---

➕ Membuat Iuran Tahunan Baru

Kapan Membuat:

• Setelah aplikasi approved (untuk tahun pertama)
• Menjelang jatuh tempo renewal (untuk tahun berikutnya)
• Manual create untuk anggota lama

Langkah Create Payment:

1. Klik tombol "Create New Payment"
2. Dialog akan muncul dengan form:
   • Company: Dropdown pilih perusahaan
   • Year: Tahun iuran (default: tahun sekarang)
   • Amount: Jumlah iuran (default: Rp 5.000.000)
3. Isi form:

   Company: [Pilih perusahaan dari dropdown]
   Year: 2024
   Amount: 5000000

4. Untuk tahun pertama, ubah amount menjadi 7500000
5. Klik "Create Payment"
6. Payment record dibuat dengan status "waiting_invoice"
7. Finance perlu upload invoice

Automatic Creation

Untuk aplikasi yang baru approved, sistem bisa otomatis membuat payment record. Tapi Anda juga bisa create manual jika perlu.

Screenshoot form create payment

---

📄 Upload Invoice

Screenshoot form upload invoice

1. Di tabel iuran tahunan, cari payment dengan status "waiting_invoice"
2. Di kolom Actions, klik icon "Upload Invoice" (upload icon)
3. Dialog upload akan muncul
4. Klik "Choose File" atau drag & drop file PDF
5. Pilih file invoice yang sudah dibuat
6. Klik "Upload"
7. File akan diupload ke sistem
8. Status berubah menjadi "unpaid"
9. Member akan menerima email notifikasi: TODO

Bulk Notification

Jika ada banyak invoice yang perlu dibuat, gunakan tombol "Send Bulk Notification" untuk mengirim notifikasi ke semua Finance user tentang payment yang waiting_invoice.

---

💳 Proses Pembayaran (Member Side)

Screenshoot proses pembayaran

Setelah invoice diupload, member akan:

1. Login ke sistem
2. Download invoice
3. Lakukan transfer bank sesuai invoice
4. Upload bukti pembayaran (foto/scan bukti transfer)
5. Status berubah menjadi "pending_verification"
6. Finance akan menerima notifikasi untuk verifikasi

---

✅ Verifikasi Bukti Pembayaran

Screenshoot form verifikasi pembayaran

Langkah 1: Lihat Bukti Pembayaran

1. Di tabel iuran tahunan, cari payment dengan status "pending_verification"
2. Di kolom Actions, klik icon "View Receipt" (eye icon)
3. Bukti pembayaran akan muncul di modal/new tab
4. Periksa bukti pembayaran:
   • Nama pengirim sesuai dengan perusahaan
   • Jumlah transfer sesuai dengan invoice
   • Tanggal transfer
   • Bank tujuan sesuai
   • Bukti jelas dan tidak blur

Langkah 2: Accept atau Reject

Opsi 1: Accept (Terima)

Jika bukti pembayaran valid:

1. Klik tombol "Accept Payment" (hijau)
2. Dialog akan muncul dengan form:
   • Issued Date: Tanggal sertifikat diterbitkan (default: hari ini)
   • Expires Date: Tanggal sertifikat expired (default: 1 tahun dari issued date)
3. Anda bisa custom tanggal jika perlu:

   Issued Date: 2024-01-15
   Expires Date: 2025-01-15

4. Klik "Confirm Accept"
5. Status berubah menjadi "confirmed"
6. Sistem otomatis:
   • Update paid_at dengan tanggal dari issued date
   • Update confirmed_at dengan timestamp sekarang
   • Update confirmed_by dengan user ID Anda
   • Generate sertifikat otomatis dengan tanggal yang Anda set
7. Member menerima email: TODO

Automatic Certificate

Sertifikat otomatis dibuat saat Anda accept payment. Anda tidak perlu generate manual lagi.

---

Opsi 2: Reject (Tolak)

Jika bukti pembayaran tidak valid:

1. Klik tombol "Reject Payment" (merah)
2. Confirmation dialog muncul:

   Tolak Bukti Pembayaran?
   
   Bukti pembayaran akan ditolak dan member perlu upload ulang.
   Status akan kembali ke "Unpaid".
   
   Apakah Anda yakin?

3. Klik "Yes, Reject"
4. Status kembali ke "unpaid"
5. Bukti pembayaran dihapus dari sistem
6. Member menerima email: TODO

---

📜 Generate Sertifikat

Automatic Generation:

Sertifikat otomatis dibuat saat Finance accept payment. Anda tidak perlu generate manual.

Manual Generation (Jika Perlu):

Jika sertifikat belum dibuat atau perlu dibuat ulang:

1. Di tabel iuran tahunan, cari payment dengan status "confirmed"
2. Cek kolom "Certificate"
3. Jika belum ada sertifikat, klik "Generate Certificate"
4. Sertifikat akan dibuat
5. Member bisa download sertifikat

Bulk Generate Certificates:

Jika ada banyak payment yang perlu dibuat sertifikatnya:

1. Klik tombol "Bulk Create Certificates" di atas tabel
2. Confirmation dialog muncul
3. Klik "Yes, Create"
4. Sistem akan generate sertifikat untuk semua payment yang:
   • Status: confirmed
   • Belum punya sertifikat
5. Toast notification akan muncul untuk setiap sertifikat yang dibuat

Screenshoot tabel payment

📊 Informasi di Tabel

Kolom Tabel:

Kolom	Deskripsi
Company	Nama perusahaan
Year	Tahun iuran
Amount	Jumlah iuran (Rp)
Status	Status pembayaran (badge berwarna)
Invoice	Download invoice (jika ada)
Receipt	View bukti bayar (jika ada)
Certificate	Download sertifikat (jika ada)
Paid At	Tanggal bayar
Actions	Tombol aksi

Badge Status:

• 🟡 Waiting Invoice (kuning) - Perlu upload invoice
• 🔴 Unpaid (merah) - Belum dibayar
• 🟠 Pending Verification (orange) - Perlu verifikasi
• 🟢 Confirmed (hijau) - Sudah dibayar dan verified

---

🔍 Filter dan Search

Search Payment:

1. Gunakan search box di atas tabel
2. Ketik nama perusahaan
3. Tabel akan otomatis filter

Filter by Status:

1. Klik dropdown "Filter by Status"
2. Pilih status:
   • All Status
   • Waiting Invoice
   • Unpaid
   • Pending Verification
   • Confirmed
3. Tabel akan menampilkan payment sesuai status

Filter by Year:

1. Klik dropdown "Filter by Year"
2. Pilih tahun
3. Tabel akan menampilkan payment tahun tersebut

---

Selamat mengelola pembayaran! 🎉